Adjoint(e) administratif(ve) à l’ACFP – Termes de référence

Description de la fonction

Sous l’autorité du (de la) Directeur(trice) général(e), l’adjoint(e) administratif(ve) accomplit un ensemble de tâches de nature administrative et cléricale et peut communiquer verbalement et par écrit dans les deux langues officielles du Canada. La (le) titulaire devra suivre les directives qui lui seront communiquées et prendre des initiatives afin de contribuer à la réalisation des mandats et à l’atteinte des objectifs de l’ACFP. Ce poste à temps partiel implique une bonne marge d’autonomie et de flexibilité dans l’aménagement du temps de travail. La (le) titulaire exercera ses fonctions à partir de son lieu de résidence.

Responsabilités

Le programme de formation à la méthode DACUM de l’ACFP

En conformité avec les politiques et les procédures régissant le programme de formation DACUM, l’adjoint(e) administratif(ve) doit :

  • Coordonner l’élaboration du calendrier annuel des ateliers publics de formation à la méthode DACUM au Canada et ailleurs dans le monde
  • Collaborer à promouvoir et à publiciser les ateliers de formation
  • Traiter les requêtes d’information
  • Accuser réception des inscriptions acheminées à l’ACFP
  • Tenir un registre des inscriptions pour chaque atelier prévu au calendrier
  • Informer régulièrement le coordonnateur du programme DACUM et les formateurs désignés de l’état des inscriptions
  • Confirmer ou annuler officiellement la tenue d’un atelier de formation après avoir consulté le coordonnateur du programme DACUM et le formateur désigné
  • Produire et acheminer les factures aux personnes inscrites et faire les suivis nécessaires
  • Avant chaque atelier de formation, produire et acheminer les attestations de participation au formateur désigné
  • Tenir un dossier de chaque candidat à l’un des programmes de certification de l’ACFP
  • Produire et acheminer les certificats aux personnes ayant complété avec succès un programme de certification par compétence de l’ACFP
  • Classer le rapport des formateurs suite à la tenue d’un atelier de formation à la méthode DACUM
  • Tenir à jour la liste des personnes ayant complété des modules du programme de formation à la méthode DACUM de l’ACFP
  • Tenir à jour une liste d’attente des personnes inscrites ou s’étant montrées intéressées à un atelier que l’ACFP a été dans l’obligation d’annuler
  • Tenir à jour la liste des facilitateurs d’analyses DACUM certifiés par l’ACFP
  • Tenir à jour la liste des formateurs DACUM certifiés par l’ACFP
  • Collaborer à la révision des politiques et des procédures administratives régissant le programme DACUM de l’ACFP

Le Conseil d’administration et le (la) Directeur(trice) général(e) de l’ACFP

 La(le) titulaire appuiera le Conseil d’administration et le(la) Directeur(trice) général(e) de l’ACFP dans l’exercice de leurs responsabilités respectives en accomplissant les tâches suivantes :

  • Seconder le(la) Président(e) et le(la) Directeur(trice) général(e) dans la planification et la préparation de l’assemblée générale annuelle (AGA) et des réunions ou appels conférence du Conseil d’administration
  • Collaborer à l’élaboration du budget annuel de l’ACFP et veiller à ce que les dépenses soient conformes aux sommes allouées
  • Préparer et produire le rapport financier mensuel
  • Préparer les autorisations de paiement, formulaires et autres documents administratifs requérant la signature du(de la) Président(e), du(de la) Directeur(trice) général(e) ou de toute autre personne désignée par le Conseil d’administration de l’ACFP
  • À titre de secrétaire de l’AGA, rédiger et disséminer le procès-verbal de l’AGA
  • Participer aux travaux de planification stratégique et opérationnelle de l’ACFP

 Autres tâches administratives 

  • Préparer et acheminer la correspondance conformément aux directives
  • Produire ou collaborer à la production de tous les rapports internes et externes
  • Classer, extraire et assurer la circulation de l’information
  • Acheminer des mises à jour à la Gestionnaire de l’information et des connaissances
  • Mettre en place et tenir à jour un système efficace de gestion documentaire électronique
  • Gérer l’inventaire et assurer la disponibilité des fournitures
  • Collaborer à la création et à la révision des bases de données, des politiques et des procédures administratives

Exigences du poste

  • Fortes habilités interpersonnelles
  • Excellente capacité de s’exprimer verbalement et par écrit dans les deux langues officielles du Canada
  • Sens de l’organisation et forte capacité de résoudre des problèmes
  • Souci du détail et du travail bien fait
  • Expérience avérée à titre d’adjoint(e) administrative(ve) ou dans un poste similaire
  • Solide connaissance des procédures administratives généralement reconnues
  • Capacité d’utilisation des logiciels bureautiques et de communication les plus courants
  • Diplôme d’études secondaires; d’autres qualifications relatives à l’administration de bureau pourront constituer un atout

17 mars 2018

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